Vers une supervision mieux adaptée au télétravail

Pour que le télétravail prenne racine, le manager de proximité (chef d’équipe au Québec) doit trouver ses marques en tant que "joueur pivot" de son équipe.

Comme toute innovation, le télétravail fera son chemin quand tous les joueurs travailleront en équipe. La solution s'échafaude autour d'un climat de confiance plutôt que d'exercer de la microgestion.

En télétravail, l'employeur gagne en productivité et les employés en temps, en économies et en bien-être. Sous cette simplicité apparente se cachent une supervision et une communication plus ardue pour les chefs d'équipe, du moins différentes de celles de ces habitudes.

Une bonne attitude des chefs pour affermir le climat de confiance :

• Focusser sur le travail accompli plutôt que l’endroit où il est accompli.

• Ne pas reléguer au second plan le personnel en télétravail.

• Faire preuve de patience face aux échanges asynchrones.

• Faire preuve de civilité numérique (ex: respecter les heures de travail).

• Savoir détecter qui a besoin d’aide ou non, même à distance.

• Encourager la créativité à distance et être réceptif aux idées.

Gestion des horaires de l’équipe par le chef

• Regrouper des activités pour télétravailler au moins un jour par semaine.

• Répartir des tâches et responsabilités pour faciliter le télétravail.

• Harmoniser les horaires pour inclure des journées sans télétravail pour tous.

• Alléger les heures régulières pour traiter des urgences ou du travail individuel.

• Adapter les horaires aux besoins saisonniers de l’entreprise.à

Gestion de la collaboration par le chef

1. Mettre en place une logistique transparente : tout le monde sait ce que font leurs collègues et vice-versa.

2. Définir les attentes par collaborateur et obtenir un accord mutuel. Avant d’énoncer ces attentes, commencer par demander de tenir un journal quotidien de leurs résultats. Ça semble revêche, mais si tous le font, l'équipe gagne vite en visibilité, en reconnaissance et en solidarité. À moyen terme, les estimés d’efforts seront plus précis et chacun collaborera mieux.

3. Compter sur une politique de télétravail écrite noir sur blanc

• Employés concernés : Attentes, Accord mutuel, Tâches et responsabilités, Confidentialité

• Plages horaires : Heures supplémentaires, Besoins saisonniers.

• Fonctionnement : Critères et autorisations, Interdictions, Dépenses, Cessation du télétravail, Équipements

Trucs de communication

• Rendre plus fréquentes et plus courtes les réunions.

• Informer de ses disponibilités et les garder à jour.

• Animer de courtes rencontres pour célébrer les succès du mois, informer sur l’actualité corpo et permettre à toute l’équipe de s’exprimer.

• Pratiquer son sens de l’humour et promouvoir la « Détente par le rire » par écrit.

• Animer des activités ludiques suggérées par l’équipe (ex : concours photo).

• Animer un « Café virtuel » d’échanges avec de petits débats sur des sujets libres ou tirés d’une liste adoptée par l’équipe.

• Animer des petits-déjeuners virtuels avec des collègues choisis aléatoirement.

Technos sur lesquelles compter: Le télétravail réussi se bâtit avec l’appui d’une plateforme infonuagique telle que Microsoft Teams/Planner de l’offre Microsoft 365.

En télétravail, l’accent est d’abord mis sur les conversations et réunions en ligne. Telle illustrée ci-dessous, la suite s’inscrit dans une démarche progressive de transformation numérique. Elle inclut, le partage et la coédition de fichiers, de notes, de photos, d’agenda, de plans, de données…

Ce que gagne le chef d'équipe (manager de proximité)

D’abord, en tant qu’employé, il y gagne les avantages personnels du télétravail et il perd quelques-unes de ses habitudes de gestion en présentiel.

Il y gagne aussi une équipe réceptive aux nouveaux scénarios d'usage, la rendant plus efficace sans surchauffe. Avec une telle équipe, le manager peut entamer des améliorations qu’il n’aurait pas entreprises sans le télétravail. Par exemple, il visera une meilleure posture collective, source de cohésion de l'équipe et d’une meilleure capacité d’adaptation face aux exigences changeantes des affaires. Notons aussi qu’il ne sera plus inondé de courriels en cc, qu’il ne perdra plus le fil d’un sujet ayant été exclu de quelques courriels et qu’il pourra répondre sans délai à un client, car l‘information ne sera pas enfouie dans des courriels ou des disques locaux de ses employés.